Osoba do prowadzenia spraw organizacyjnych

1)      prowadzenie spraw dot. obowiązku zapewnienia zgodności działania Urzędu z przepisami prawa oraz procedurami przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu, w tym poprzez stałą aktualizację regulaminu organizacyjnego  i niezbędnych procedur wewnętrznych, wytycznych i instrukcji Urzędu, kart i opisów usług, bieżące prowadzenie biblioteczki i zapewnienie przekazywania aktualności pracownikom Urzędu i jednostek,

2)      koordynowanie dostosowywania przepisów prawa miejscowego i przepisów wewnętrznych dot. statutu gminy, statutów jednostek pomocniczych oraz organizacyjnych gminy,

3)      koordynowanie przygotowywania projektów uchwał oraz innych materiałów przekazywanych przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu oraz jednostki organizacyjne Radzie Miejskiej w Chęcinach, weryfikacja ich poprawności pod względem formalnym i prawnym, a także odpowiedzi na wnioski, zapytania i interpelacje radnych, przygotowywanie sprawozdań opisowych z realizacji budżetu gminy,

4)      prowadzenie spraw w zakresie udzielania przez Urząd informacji wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz ustawy o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego,

5)      koordynowanie zamieszczania urzędowych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej i stronie internetowej gminy - weryfikacja aktualności informacji przekazywanych przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu,

6)      przedkładanie propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu i jednostek organizacyjnych oraz nadzoru nad organizacją pracy, 

7)      prowadzenie zarządzeń burmistrza we współpracy z pracownikiem ds. kadr i organizacyjnych oraz współdziałanie w zakresie prowadzenia rejestru umów,

8)      prowadzenie ewidencji wydawanych upoważnień i udzielonych pełnomocnictw przygotowywanych przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu oraz jednostki organizacyjne oraz ich sporządzanie i aktualizacja w zakresie właściwości Referatu Organizacyjnego,

9)      współdziałanie z wyznaczonymi pracownikami Urzędu w kwestii zapewnienia właściwego prowadzenia archiwum zakładowego,

10)  koordynowanie przygotowywania odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu oraz jednostki organizacyjne oraz ich późniejszej realizacji,

11)  planowanie, organizowanie oraz udział w kontroli wewnętrznej, w tym w sporządzaniu pouczeń pokontrolnych dot. prawidłowości oraz zgodności z prawem i procedurami wewnętrznymi realizacji zadań przez kierowników i pracowników Urzędu,

12)  koordynowanie organizacji spotkań burmistrza z mieszkańcami oraz spotkań wyborczych dot. wyboru sołtysów oraz przewodniczących zarządów osiedlowych,

13)  przygotowywanie odpowiednich informacji, sprawozdań, analiz w zakresie wymaganej sprawozdawczości GUS i innych,

14)  współdziałanie z Opiekunem w realizacji zadań Młodzieżowej Rady Miejskiej, w tym opracowanie i aktualizacja statutu Młodzieżowej Rady Miejskiej,

15)  realizacja zadań związanych z funkcjonowaniem Punktu Nieodpłatnej Pomocy Prawnej na terenie Gminy Chęciny,

16)  prowadzenie dokumentacji dotyczącej działań podejmowanych na rzecz dostępności w Urzędzie, w tym wniosków, decyzji i programów poprawy dostępności oraz sporządzanie raportu o stanie dostępności,

17)  utrzymywanie kontaktu z organizacjami pozarządowymi, które zajmują się tematyką dostępności, zbieranie uwag i propozycji od obywateli dotyczących dostępności usług urzędowych,

18)  przygotowywanie dokumentacji związanej ze zgłaszaniem naruszeń/nieprawidłowości, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa  w Urzędzie,

19)  przyjmowanie zgłoszeń w ramach procedury zgłaszania naruszeń/nieprawidłowości, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa  w Urzędzie i ich potwierdzania sygnaliście oraz dostępu do dokumentacji i rejestru zgłoszeń, w tym dokonywania wpisów w terminach określonych ustawowo,

20)  coroczne gromadzenie danych do raportu o stanie gminy z poszczególnych komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych, sporządzenie treści raportu na podstawie zebranych danych i przygotowanie do dalszego procedowania,

21)  przygotowywanie z ramienia Burmistrza Gminy i Miasta Chęciny wniosków o nadanie odznaczeń państwowych,

22)  przygotowywanie umów związanych z zapewnieniem funkcjonowania Urzędu, w tym na obsługę prawną, audyt wewnętrzny oraz rozliczanie płatności wynikających ze wskazanych umów,

23)  sporządzanie dokumentacji i procedur związanych z wdrażaniem nowych rozwiązań do pracy Urzędu, w tym systemu obiegu dokumentów elektronicznych, e-doręczeń itp.